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Comment bien organiser sa réunion en visioconférence

La vidéoconférence professionnelle

Vendredi 11 Fevrier 2022 09:49     Hind

Travail à distance

Avec le contexte sanitaire et le développement exponentiel du télétravail, la visioconférence est devenue un incontournable de la réunion professionnelle. Qu’il s’agisse de petites réunions d’équipe, de CSE de plusieurs dizaines de personnes, d’assemblées générales ou même de colloques scientifiques, les réunions virtuelles ont le vent en poupe ! Voici quelques conseils pour organiser vos visioconférences en toute sérénité.

Bien choisir son logiciel de visioconférence

Marché en plein essor, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels offrant ce type de service. Alors, comment bien choisir son outil ? Tout d’abord il faut délimiter ses besoins. Combien de participants à ma visioconférence ? Quelle en sera la durée ? Des PowerPoint seront-ils présentés ? Y aurait-il des votes ? Souhaite-t-on pouvoir poser des questions par écrit ? Que la réunion soit enregistrée ?, etc. Toutes ces questions vous aideront à choisir le logiciel qui conviendra le mieux à votre usage. Attention néanmoins à ne pas choisir un outil « ultra-performant », qui ne serait pas adapté à la réalité de vos besoins et finira par rendre son utilisation complexe, voire rédhibitoire pour vos utilisateurs.

Tester son outil en amont de la réunion

Une fois le logiciel choisi, il faut à présent le tester, ainsi que l’ensemble de ses fonctionnalités. Comment fonctionne le vote à main levé ? Comment démarre-t-on une présentation de diapositive ? Comment gérer les prises de parole ? Maîtriser ces éléments en avance vous fera gagner du temps le jour J. Assurez-vous que tous vos invités disposent de la configuration minimum, voyez s’il est nécessaire d’avoir installé l’application au préalable. Proposez-leur de tester le logiciel en avance, et pourquoi pas, leur fournir un tutoriel ?

Lancer les invitations le plus tôt possible

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il n’est pas plus facile d’organiser une réunion virtuelle qu’en présentiel. Lancez ainsi vos invitations dès que possible pour vous assurer que les participants ont eu le temps de s’organiser d’un point de vue matériel (une connexion internet stable, un ordinateur avec une caméra, etc.)., et qu’ils seront en mesure le jour J d’être dans un endroit calme et isolé.

Bien préparer le déroulé de sa réunion

Il est fortement recommandé d’établir un déroulé clair et précis de votre réunion. Il est en effet plus facile de s’égarer, et d’égarer vos interlocuteurs en visioconférence, et il n’y a ainsi pas de place pour les approximations. Faites-en sorte que les points soient bien délimités, chronométrés, que les votes soient clairement annoncés, tout comme les décisions prises. Vous pouvez également établir des temps définis pour les questions / réponses, à l’issue des présentations, pour éviter que l’intervenant ne soit constamment interrompu.

De la simplicité pour plus de productivité !

Préférez également des présentations courtes et simples, au risque de désintéresser les participants. Il faut garder à l’esprit que vos invités se trouvent chacun dans un endroit différent, qui souvent n’est pas leur lieu de travail habituel (de plus en plus souvent leur domicile privé), et qu’ils peuvent ainsi vite être distraits. Si vous sentez malgré tout que vous perdez votre audience, redoublez de dynamisme, et au besoin créez de l’interactivité pour vous assurer que vos interlocuteurs sont toujours à l’écoute.

Fixer un cadre de conduite à suivre lors de la réunion
Pour éviter la cacophonie, fixez dès le début de la réunion un cadre de conduite à tenir. Demandez à vos participants de couper leur micro lorsqu’ils n’interviennent pas : les bruits de fond tels que sonneries de téléphone, bruits de la rue, ou autres bruits parasites peuvent rendre pénible le suivi d’une réunion, et créer de la déconcentration. Demandez également que chaque personne qui souhaite s’exprimer en fasse la demande préalable. La discipline est en effet la clé d’une visioconférence réussie.

Voilà. Vous êtes fin prêts, nous vous souhaitons une bonne réunion !