Qu’est-ce qu’un procès-verbal ?
Un procès-verbal (PV) est un document écrit dont l’objet est la retranscription des échanges verbaux ou l’établissement d’un constat. En principe, le PV est signé au moins par la personne qui l'a rédigé. Il peut aussi être signé par la personne dont on retranscrit les propos ou les actes, ou par la personne à laquelle le PV est destiné. Le PV peut être établi en plusieurs exemplaires, destinés à différentes personnes.
Procès-verbal pour un conseil d’administration
Les procès-verbaux sont établis dans le cadre d'activités privées ou publiques. Leur caractéristique commune est qu'ils sont obligatoires : telle autorité publique est tenue légalement de rédiger un PV dans tel cas, telle assemblée générale doit légalement faire l'objet d'un PV, etc.
Le procès-verbal est le document qui regroupe l’ensemble des décisions prises pendant une réunion. À la différence du compte rendu qui retrace la vie de la réunion (avec plus ou moins de détails, selon qu’il est exhaustif ou synthétique), le PV est le reflet structurant de la réunion. C’est le document par lequel un ensemble d’échanges verbaux devient un acte de la société ou de l’organisation. Le compte rendu raconte la réunion, le PV la transforme en un acte qui prouve son existence, et qui acte les décisions prises.
C’est en quoi le PV est un document officiel. Et en tant que tel, il obéit à des règles strictes, avec en premier lieu un certain nombre de mentions obligatoires (l’ordre du jour de la séance, l’approbation du PV de la séance antérieure, la date et l’heure d’ouverture et de clôture de la séance, son lieu, les arrivées et départs des participants en cours de réunion, le contenu des débats, les décisions prises, etc.)
Le PV est encadré par la loi, comme l’article R225-22 du Code du commerce, qui précise que les délibérations du conseil d'administration doivent être constatées par des procès-verbaux.
Lors de chaque réunion de l’instance, une personne est désignée pour remplir les missions de secrétariat de la réunion. Elle rédige le compte rendu ou le fait rédiger par un prestataire extérieur.
Le compte rendu est ensuite mis en forme avec les éléments obligatoires pour en faire un PV qui réponde aux exigences de conformité. Le procès-verbal est ensuite validé par les élus lors de la séance qui suit.
Procès-verbal pour un CSE
Le PV fait « force de loi », son contenu est une preuve, et peut être opposable en justice. Il peut, par exemple, démontrer que l'employeur a ou non respecté ses obligations en matière d'informations et consultations du CSE. S’il ne les a pas respectées, l’employeur peut être poursuivi.
Concernant le CSE, l’article L2315-34 du Code du travail stipule que « les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord conclu dans les conditions prévues au premier alinéa de l'article L. 2312-16 ou, à défaut, par un décret ».
Le PV du CSE obéit donc aussi à des règles précises, car il consigne les délibérations. Comme le stipule le même article du Code du travail, c’est le secrétaire du CSE qui assume la responsabilité de la rédaction du procès-verbal. Cependant, l’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider la sténographie des séances du comité social et économique. La rédaction peut donc être déléguée à un prestataire sous la responsabilité du secrétaire Visuel-vox vous propose ce service de rédaction de procès verbal, alors n’hésitez pas à contacter nos experts pour obtenir un devis ou plus de renseignements.