Les différents comptes rendus de réunion
Le compte rendu de réunion reflète de la vie d’une entreprise puisqu’il en est un vecteur clé de la communication. En effet, il permet à tous les employés d’une même entreprise de bénéficier des mêmes informations, même lorsqu’ils ne peuvent pas assister à la réunion. Pour être efficace, le compte rendu de réunion doit respecter certaines normes, tant sur la forme que sur le fond.
Le compte rendu de réunion reprend les moments de la réunion, les décisions prises et les réorganise au besoin. Il est fidèle et objectif, c’est-à-dire qu’il est sans ajout ni omission et le rédacteur n’émet pas d’avis personnel ni de commentaires.
Le compte rendu de réunion peut être une transcription des discours des intervenants. Il s’agit alors d’un compte rendu mot à mot. Le rédacteur doit dans ce cas noter l’intégralité des interventions, il le fait sur place en sténotypie ou après en s’appuyant sur l’enregistrement.
Mais il peut aussi de retracer et ne retranscrire que l’essentiel des idées. Le rédacteur doit donc être capable de faire le tri des informations.
Quel que soit l’objectif du compte rendu, il doit être clair, concis et structuré. Vu comme un véritable support de communication interne, l’objectif est de permettre au lecteur d’y retrouver rapidement les informations qu’il recherche.
En fonction des demandes, le compte rendu peut être thématique ou analytique. Le plan thématique reprend l’ordre du jour, ou éventuellement réorganise les informations selon d’autres critères (généralement par ordre d’importance). Le plan analytique est réservé aux comptes rendus qui ne portent que sur un seul sujet de discussion.
Le rédacteur doit rester neutre, ne pas prendre position et ne pas donner son avis. Si vous souhaitez plus d’informations à ce sujet, consultez notre guide pour savoir comment rédiger un compte rendu.
Le rédacteur, un métier
Le rédacteur de comptes rendus professionnel est un métier particulièrement exigeant.
Il intervient lors de réunions professionnelles, conférences et débats au cours desquels il prend des notes dans le but de rédiger un compte rendu (intégral ou synthétique) à l’usage de l’entreprise et des participants.
Pour exercer son activité, il doit donc maîtriser la langue, l’écriture, la frappe au clavier, mais pas seulement. Il doit comprendre aussi de quoi parle la réunion. Le rédacteur doit faire preuve d’une très bonne culture générale, d’une grande curiosité et d’un goût marqué pour le suivi de l’actualité. Ce métier nécessite une disponibilité sans faille et le souci de la célérité et de l’efficacité dans l’accomplissement de la tâche.
La prise de notes détermine la qualité du compte rendu. Elle doit concilier deux exigences en apparence contradictoires : être à la fois sélective et complète. Il convient en effet de retenir les articulations du raisonnement, les informations essentielles, notamment les formulations techniques et les données chiffrées, etc.
L’exercice de la prise de notes exige ainsi autant de vélocité que de précision.
Établir un compte rendu exige du discernement pour respecter la manière de s’exprimer des orateurs. Le rédacteur fait abstraction de ses inclinations politiques, de ses orientations philosophiques et de son style propre pour se mettre au service de la pensée et de la langue de l’orateur qui est transcrit.
Il est souvent amené à se déplacer sur place. Il doit donc en plus être ponctuel, fiable et discret. Dans la salle de réunion, il doit intervenir et être présent sans se faire remarquer.
Il exerce ses tâches avec loyauté auprès de l’ensemble des participants à la réunion et se comporte avec dignité, en veillant à ne jamais nuire, par son comportement personnel, à l’image de Visuel-Vox et de l’entreprise qui l’accueille.
Il respecte une obligation absolue de discrétion professionnelle et de confidentialité pour tout fait ou information dont il peut avoir connaissance dans l’exercice de ses fonctions.
Le compte rendu immédiat, immédiatement exploitable après la réunion
La remise du compte rendu en sortie de réunion repose sur une technique et une organisation éprouvées.
La base est la qualité de la prise de notes. Celle-ci peut se faire par sténotypie ou par reconnaissance vocale. Ensuite il faut corriger en même temps. Ce type de missions s’effectue dans un cadre collectif et suppose la collaboration de tous. Ce travail s’organise autour d’une plate-forme informatique, propriété de Visuel-Vox. Nos experts sont également en capacité de vous fournir une transcription instantanée de vos réunions en anglais.
Ces missions sont particulièrement demandées pour les arbitrages, certaines auditions, et également pour la rédaction de procès-verbaux.
Il est également possible de recevoir pendant le déroulé de la réunion la transcription simultanée de la parole (TSP) en cours sur son ordinateur personnel. Pendant la réunion, les participants peuvent y ajouter leurs propres notes, leurs remarques, indiquer les moments importants, bref optimiser leur travail personnel.
Un travail réalisé en direct, sur place ou en distanciel
Désormais, de nombreuses réunions ne sont plus organisées en présentiel, mais à distance aux outils de visioconférences qui se sont largement développés ces derniers mois.
Visuel-Vox a anticipé cette évolution du marché et s’est doté de tous les outils informatiques et logiciels d’enregistrement pour être parfaitement efficace en distanciel comme en présentiel. Cela comprend la maîtrise des outils collaboratifs, mais aussi des outils de captation audio et vidéo.
L’évolution vers le distanciel est suffisamment avantageuse pour que beaucoup de nos clients adoptent définitivement cette modalité.
Fidélité aux propos
Quel que soit le niveau de retraitement envisagé – en dehors de certains cas particuliers très précis – il est impératif d’effectuer un travail de réécriture, car l’écrit s’accommode mal d’une transcription littérale de l’oral qui serait lourde, difficilement lisible et parfois ambiguë. Une simple virgule peut changer le sens de la phrase. Par exemple :
Les garçons, qui étaient décoiffés, ont été renvoyés (tous ont été renvoyés).
Les garçons qui étaient décoiffés ont été renvoyés (seuls ceux qui étaient décoiffés l’ont été).
Ce que l’oral précise par l’intonation, les respirations, l’écrit doit le retrouver par la réécriture qui doit conserver la complète exactitude des propos tenus.
La retranscription reproduit l’intégralité des propos avec suppression des erreurs syntaxiques, grammaticales, hésitations et répétitions, quand celles-ci n’apportent pas de plus-value à la compréhension de l’intervention. Le document final aura débarrassé les débats de ce qui, justifié à l’oral, devient inutile à l’écrit, sans pour autant supprimer aucune information. La retranscription doit être compréhensible et rapporter fidèlement les propos.
Fidélité au français
Nous apportons un soin particulier à la grammaire, à l’orthographe et à la ponctuation de la retranscription. Les quelques exemples suivants montrent combien il est facile de se faire piéger par le français :
La pièce de théâtre que j’ai vu jouer (vu reste invariable, puisqu’il n’a pas de COD).
Les acteurs que j’ai vus jouer (vu ne s’accorde pas si son COD , que mis pour acteurs, n’est pas le sujet sous-entendu (ne fait pas l’action) de jouer. Sinon, vu doit s’accorder avec son COD. Ici, le participe passé s’accorde avec l’antécédent de la relative qui est le COD).
Elle s’est permis de me répondre (Permis (pronominal) reste ici invariable puisque son COD est placé après).
Elle s’est autorisée à parler (Autorisée (pronominal s’accorde avec s’ mis pour elle, son COD placé devant).
Les gouvernements qui se sont succédé (Le participe passé de succéder ne varie jamais puisque ce verbe n’a jamais de COD avec lequel s’accorder. Se mis pour gouvernements est un COI et non un COD).
Les gouvernements qui se sont suivis (Suivis (pronominal) s’accorde avec se mis pour gouvernements, son COD placé devant).