Comment bien rédiger un compte rendu de réunion ?

De l’échange à la décision

Quel que soit le contexte, la question de la rédaction du compte rendu revient fréquemment chaque fois qu’une réunion est organisée. Le compte rendu fait appel à un rédacteur qui peut être interne ou externe à l’organisation, et ce dernier doit rédiger en fonction de la demande et donc de l’objet de la réunion.
Les participants passent déjà plusieurs heures en réunion et le temps passé doit être valorisé, sinon c’est autant de temps perdu. C’est à cela que sert le compte rendu. Car une réunion consiste à passer de l’échange à la décision, puis de la décision à l’action. En ceci, le compte rendu de réunion est incontournable. Sans ce document, c’est comme si la réunion n’a pas eu lieu.
Les réunions sont suffisamment chronophages pour que leurs objectifs soient atteints. C’est la qualité du compte rendu qui rend compte de la qualité de la réunion, de son sens et de sa pertinence. Or, rédiger un compte rendu représente du travail important de demande un temps que tout le monde n’a pas. L’externalisation du compte rendu permet de s’affranchir du temps que prend le compte rendu pour se consacrer aux projets internes de l’organisation.

Un compte rendu pour agir

Une réunion productive, c’est une réunion qui permet d’aborder des problématiques, d’aboutir à des décisions et de planifier des actions. Sans document de référence, on oublie la teneur des échanges très rapidement.
Le compte rendu de réunion permet ainsi de passer des phases de décisions aux phases d’actions.

Un compte rendu pour informer

Une réunion doit conduire à une action. Mais une réunion a également pour vocation d’informer tous les collaborateurs concernés de près ou de loin par les décisions : les absents, les opérationnels, la direction. Le compte rendu est donc un outil d’information. En tant que tel, il servira aussi de mémoire de l’entreprise. L’historique des projets sera consigné dans les différents comptes rendus conservés et archivés au sein de l’entreprise.

Le compte rendu : quoi ?

D’abord, il y a les mentions obligatoires :

• Le nom de l’entreprise,
• La date, l’heure, le lieu,
• La liste des participants,
• Les absents,
• L’ordre du jour,

Toute rédaction doit conduire à ce que le compte rendu soit clair, structuré et lisible. La mise en page, l’orthographe, le respect de la grammaire et des règles syntaxiques sont autant d’éléments qui mènent à cet objectif.

Le compte rendu : comment ?

Plusieurs niveaux de retraitement sont envisageables :

• Mot à mot,
• Exhaustif,
• Révisé,
• Synthétique
• Synthèse brève
• Note de synthèse

Pour plusieurs niveaux de retraitement, le compte rendu peut être rédigé au style direct ou indirect.
Comment choisir ? C’est l’objectif de la réunion qui préside au choix du niveau de retraitement du compte rendu. Une réunion dont le but est de planifier des actions demanderait plutôt un compte rendu synthétique. Une réunion conflictuelle dans laquelle chacun veut conserver l’intégralité des échanges demandera un compte rendu exhaustif, voire mot à mot.

La prise de notes

La prise de notes est une étape cruciale du compte rendu. En fonction du niveau de retraitement (du mot à mot à la note de synthèse), la prise de notes sera différente. Pour du mot à mot, la sténotypie est certainement la meilleure technique à employer.
Pour un compte rendu révisé, ou synthétique, des outils organisationnels ou heuristiques peuvent conduire à une optimisation de la prise de notes.
La prise de notes doit être le reflet de ce qu'il faut savoir, conserver et reporter. Capter la parole, fixer l'essentiel par écrit, ce n'est pas tout noter, mais faire des choix, décider sans hésitation. Pour une bonne prise de notes, il faut être bien installé, en situation d'écoute maximale, imprégné du sujet. Comprendre et analyser la structure du discours.
C’est pourquoi la préparation des comptes rendus est importante. Savoir de quoi il sera question dans la réunion, connaître l’ordre du jour, savoir qui sont les participants, quelles sont leurs fonctions, les rapports entre les uns et les autres sont autant d’éléments au cœur du travail de Visuel-Vox. La prise de notes requiert également des outils informatiques plus élaborés qu’un traitement de texte qui permette.
Un compte rendu est toujours long à faire, il demande beaucoup de technique rédactionnelle. C’est un métier. N’hésitez pas à confier cette tâche à notre société de transcription et à nous contacter pour obtenir des informations sur nos prestations.